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Metodi per monitorare la produzione

Metodi per monitorare la produzioneQualsiasi manager è alla ricerca della formula magica per lavorare di meno e guadagnare di più. Per far sì che una tale formula possa funzionare, c’è bisogno di un management corretto. Uno degli strumenti manageriali più importanti che ciascun imprenditore dovrebbe acquisire consiste nel metodo corretto per monitorare la produzione di ciascuno dei suoi collaboratori e di tutte le loro funzioni.

Ciò che non viene monitorato non richiama la nostra attenzione. Prova a verificare te stesso. Prendi un lavoratore che ha più di una funzione e digli che a partire da oggi inizierai a monitorare una delle sue funzioni, e sarai subito testimone di un incredibile miglioramento in quella specifica area. Naturalmente la cosa avverrà a discapito delle altre funzioni svolte dal collaboratore, il che ti dice subito che in realtà dovresti monitorare tutte le sue funzioni senza tralasciarne una.

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Obiezione, vostro onore!

Ogni volta che spiego questo concetto, l’obiezione che ricevo di più è “non è possibile monitorare la produzione di ciascun posto all’interno della mia organizzazione”. Tutti sanno come monitorare il personale del reparto produzione o venditori; il problema inizia quando si deve monitorare posti come quello della segretaria o del designer grafico.

Regola 1: Non esiste nessuna funzione che non possa essere adeguatamente monitorata.

Regola 2: Ciò che non viene monitorato non richiama la nostra attenzione.

Regola 3: Non si può dare degli incentivi o delle ricompense un posto che non viene monitorato.

C’è un modo molto semplice per creare un sistema di incentivi per ciascun posto all’interno dell’organizzazione. Tutto ciò che devi fare è semplicemente definire il prodotto che ci si aspetta di ottenere da quella persona sul posto. Proprio come il prodotto di un panettiere è la quantità di pagnotte sfornate, e proprio come il prodotto di un magazziniere è la quantità di pacchi ricevuti dai destinatari nei tempi previsti, allo stesso modo esiste un prodotto specifico per qualsiasi altro posto all’interno dell’organizzazione.

La confusione inizia quando un posto ha diverse funzioni, come ad esempio una segretaria. In questi casi, tutto ciò che devi fare è di prendere un pezzo di carta, tracciare con la penna una riga al centro così da dividerlo in due, e poi chiamare la prima colonna “funzione” e l’altra “prodotto”.

Le funzioni di una segretaria possono essere: rispondere alle telefonate in arrivo, la riscossione dei pagamenti, l’emissione di lettere di vettura, ecc. Una volta che abbiamo stabilito (e scritto) tutte le funzioni, possiamo passare a definire il prodotto di ciascuna funzione. Detto per inciso, una delle funzioni più comuni di una segretaria è la quantità di comunicazioni filtrate. Con questo s’intende la quantità di comunicazioni in arrivo che “cercano di forzare un comunicazione con il boss”, ma che vengono intercettate e gestite dalla segretaria con piena soddisfazione del chiamante. Un altro tipo di prodotto per una segretaria potrebbe essere “ulteriore tempo libero per il manager, derivante dall’assunzione di una maggiore responsabilità e di una sfera d’azione più grande da parte della segretaria”. La riscossione dei pagamenti, invece, può essere monitorata abbastanza facilmente. In ogni caso ricorda che l’idea di base è semplicemente che qualsiasi cosa può essere monitorata!

Un altro problema puoi ritrovarti ad affrontare riguarda la raccolta dei dati relativi alla produzione. Praticamente ogni imprenditore pensa di dover andare alla NASA per chiedergli di sviluppare un sofisticato programma di misurazione e di raccolta dei dati. E quando non è il manager stesso a sollevare la questione, lo faranno quei lavoratori di cui si intende monitorare la produzione: eserciteranno un po’ di pressione psicologica sul manager, sostenendo che tenere nota e traccia della propria produzione giornaliera consuma del tempo prezioso e quindi non ne vale la pena. Senza contare che alcuni sosterranno che stanno già lavorando al massimo delle loro capacità, quindi perché dovrebbero essere monitorati?

Leggi con molta attenzione questa riga in grassetto, più e più volte: colui che obietta con più forza al sistema di monitoraggio è il lavoratore meno produttivo dell’intera organizzazione. Ed è questo il motivo per cui obietta. Non c’è nessun’altra ragione.

Il sistema di monitoraggio deve essere molto semplice, ma non è mia intenzione coprire adesso tutti i metodi esistenti. Viviamo in un mondo ricco di tecnologia, quindi non c’è scarsità di soluzioni. Tuttavia forse sarai felice di sapere che una delle soluzioni più semplici è ancora oggi quella di dare a ciascun lavoratore una tabella giornaliera con tutte le sue differenti funzioni: lui dovrà semplicemente mettere una spunta ogni volta che completa un compito. Alla fine della giornata calcolerà i totali di ciascuna funzione e ne trascriverà il relativo numero su un foglio Excel, oppure, più semplicemente, traccerà manualmente un grafico usando un foglio di carta millimetrata.

Non essere pigro: implementa nella tua attività un sistema di monitoraggio della produzione. Non hai idea di quanto siano grandi le perdita potenziali per la tua attività se non monitorizzi la produzione. Ti darò un esempio. Abbiamo dato della consulenza su questo argomento ad commercialista, e questi ha raddoppiato la produzione dei suoi contabili grazie al semplice fatto di monitorare la quantità di azioni giornaliera svolta da ciascuno di loro. Improvvisamente hanno iniziato a smettere di fare telefonare a casa, hanno iniziato a prendersi meno pause sigaretta, e le “riunioni di gossip” sono letteralmente sparite perché ognuno di loro sapeva che non sarebbe stata una cosa buona se, alla fine della giornata, qualcun altro avrebbe prodotto il 30% in più di lei.

Le persone che lavorano da sole hanno le stesse paure, perché già dopo una settimana di monitoraggio la loro reale capacità produttiva diventa evidente, e quindi non c’è alcuna ragione per non richiederla ogni giorno. Pertanto, ogni piccolo aumento nella produzione fissa in realtà un nuovo obiettivo da raggiungere e quindi un continuo miglioramento organizzativo da cui deriva anche un aumento dei profitti. E tutto questo non grazie alla magia o alla speranza.

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