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Manager indaffarati – Come gestire il sovraccarico

Manager indaffarati – Come gestire il sovraccaricoIl fatto che i manager siano molto indaffarati ed abbiano un sacco di attività da completare è un fenomeno abbastanza comune. Non c’è un manager che non si ritrovi ad essere sovraccarico di carte sulla scrivania, lettere da leggere, documenti da firmare o da approvare, fatture di fornitori, pagamenti che devono essere fatti, ecc.

Come si esce da questo pasticcio?

Esistono molti modi efficaci per ridurre il sovraccarico di un manager, ne descriverò alcuni in questo articolo. In qualsiasi azienda, business, ufficio o negozio (ma anche nella nostra vita privata) c’è un fenomeno molto familiare e doloroso. Si chiama “traffico sviluppato”. Che cos’è?

Esempio: alle 9 del mattino il manager chiede a Marco di farsi fare tre preventivi da tre diversi fornitori di telefonia e di farglieli avere.

Appena lasciato l’ufficio del manager, Marco va a prendersi un caffè e a fare colazione, e quando ritorna, 30 minuti dopo, passa da Sabrina, interrompe il suo lavoro e le chiede di aiutarlo a trovare i numeri di telefono dei fornitori di telefonia. Poi si siede alla scrivania di Sabrina per fare queste telefonate, e mentre le fa lei gli consiglia che cosa dovrebbe chiedere. Poi uno dei fornitori gli dice che lo ricontatterà tra 20 minuti, così lui e Sabrina si mettono a chiacchierare riguardo ai piani per il prossimo fine settimana, aspettando che il fornitore richiami.

99 Mini-lezioni Email MarketingNel frattempo, questa coppia non ha lavorato e non ha prodotto per un’ora e mezza! Dopodiché, Marco ritorna nel suo ufficio e chiede a Tommaso, con cui condivide l’ufficio, il suo parere riguardo alle offerte che ha ricevuto dai fornitori. Gli chiede se, secondo lui, non sarebbe conveniente se cambiasse l’operatore di telefonia anche a casa sua. Ne parlano per più di 30 minuti. Nel frattempo Sabrina non è riuscita a completare i compiti che il manager gli aveva assegnato per quella mattina, così va nel suo ufficio a lamentarsi del fatto che lui la sovraccarica di cose che poi lei non riesce a portare a termine. Si lamenta del proprio stipendio, del poco tempo che ha a disposizione, del fatto che è costretta a fare più cose assieme e che avrebbe bisogno di un’assistente. Rimane nell’ufficio del manager per 40 minuti, fino a quando lui non le dice che penserà ad una soluzione e poi tornerà da lei. E, prima di lasciare l’ufficio, lei gli parla anche della comparazione dei preventivi richiesti da Marco ed esprime la sua opinione riguardo a quello economicamente più conveniente.

Quando Sabrina se ne va, nell’ufficio del manager entra Marco e gli parla dei 3 preventivi che ha ricevuto. Dopodiché si mette a discutere se, secondo il manager, convenga anche lui cambiare il proprio operatore di telefonia di casa, visto che una delle aziende ha fatto un’offerta veramente eccezionale. Intanto si sono fatte le 14:30. In tutte queste ore sprecate il cui il manager ha ricevuto un sacco di informazioni in forma verbale e l’ufficio è rimasto senza telefono ed internet,  c’è stato del traffico aggiuntivo che si è sviluppato sopra un semplice compito assegnato alle 9 del mattino e che sarebbe dovuto essere stato completato al massimo in 20 minuti. C’è da meravigliarsi se il manager sarà poi in grado di gestire i suoi affari solo dopo le 17, una volta che i suoi dipendenti avranno lasciato l’ufficio e non lo costringeranno a risolvere continue emergenze e ad ascoltare i loro problemi?

Non sto dicendo che l’ufficio del manager non dovrebbe essere aperto ai propri impiegati. Sto dicendo che, se le loro comunicazioni fossero state prima messe per iscritto e poi messe sulla sua scrivania, egli avrebbe risparmiato ore preziose in cui avrebbe potuto portare la sua attività cinque passi in avanti!

Se Marco fosse andato direttamente a svolgere il suo lavoro senza sprecare il tempo di Sabrina, si sarebbero risparmiate un sacco di ore di lavoro e la produzione sarebbe stata più alta!

Se Sabrina fosse rimasta focalizzata sul fare il proprio lavoro senza “aiutare” in attività che non le competono, avrebbe avuto molto più tempo; se avesse messo per iscritto le proprie argomentazioni invece di dirle verbalmente al manager, avrebbe risparmiato un’intera ora di lavoro di entrambi. Se Sabrina avesse trovato autonomamente una soluzione al suo problema, avrebbe potuto ottenere un’immediata approvazione – il manager non dovrebbe trovare soluzioni per i suoi dipendenti, essi dovrebbero tenere i problemi ben lontano da lui! I lavoratori efficienti pensano da soli alle soluzioni; rendono al manager le cose più facili e non aggiungono ulteriore carico al suo lavoro, al suo ruolo e alla responsabilità. Non più di quanta già ne abbia.

Inoltre, il manager ha dovuto sentito parlare dei tre preventivi per ben due volte, il che rappresenta un completo spreco di tempo.

Ecco come la cosa avrebbe potuto svolgersi in modo efficace ed efficiente:

A Marco viene affidato un compito > Marco completa questo compito da solo, senza sprechi di tempo > Marco mette per iscritto i risultati e li mette sulla scrivania del manager = questo è un traffico efficiente e minimale, che consente di risparmiare tempo, produzione e soldi, e di fatto impedisce “traffico sviluppato”, riducendo il fardello del manager.

Questo caso sembra un po’ ridicolo, ma in realtà, in un modo o nell’altro, succede ogni giorno in un sacco di organizzazioni e probabilmente anche nella tua. Cosa possiamo ricavare da esso?

1)   Dobbiamo evitare completamente qualsiasi tipo di “traffico sviluppato”, un traffico inutile e indesiderato.

2)   Dobbiamo adottare un sistema di comunicazioni scritte fra dipendenti e manager, e persino tra i dipendenti stessi.

3)   Dobbiamo sbrigare tali comunicazioni il più presto possibile, senza aggiungervi tempo non necessario.

4)   Gli impiegati dovrebbero trovare soluzioni loro stessi, senza portare i problemi sulle linee di comunicazione dei manager.

Ci sono decine e decine di metodi per rimuovere l’eccessivo carico dal manager. Per adesso metti in pratica le idee di cui sopra e osserva il miracolo: ti ritroverai improvvisamente ad avere sempre più produzione giorno dopo giorno.

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