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Il tuo tempo è prezioso

Gestione del tempoQuante volte ti sei detto o hai sentito queste parole: “Non ho tempo”, “Sarebbe bello avere giornate da 25 ore”, “Non ho tempo per fare niente”? Nel mondo occidentale (e nell’Italia del 21o secolo in particolare) la parola “tempo” ha ormai acquisito una connotazione di “frenesia” e di “fare tutte le cose molto velocemente”.

Ma è possibile portare un po’ di ordine in tutto questo caos. In questo articolo vorrei darti 10 consigli su come gestire il tuo tempo efficacemente, sia nel tuo business che nella vita in generale:

  1. Attività, attività, attività – mettiti comodo e scrivi tutte le attività incomplete che ti restano ancora da fare. Ma accertarti di includerle tutte. Non importa che si tratti di comprare il latte a fine giornata o di aprire una nuova filiale del tuo business, devi inserire tutte le tue attività incomplete senza escluderne nessuna. Dovresti suddividere qualsiasi grossa attività in compiti più piccoli, e dovresti scriverli tutti. Devi sapere che qualsiasi attività incompleta consumerà un po’ della tua attenzione, e quando il tuo “hard disk” è pieno di attività incomplete, non potrai aggiungerne altre e inizierai ad omettere azioni o a dimenticare cose. Una lista, indipendentemente dalla sua lunghezza, porterà un po’ di ordine, ti mostrerà il quadro reale di ciò che devi fare e libererà più spazio per nuove cose.
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  2. Pianifica gli orari – adesso che hai creato questa lunga lista, suddividine le attività seguendo quest’ordine: cose da fare nella prossima ora, entro la fine della giornata, entro la fine della settimana, entro la fine del mese e entro la fine dell’anno. Anche una suddivisione per categoria e al tempo da dedicare a tali categorie raggiungerebbe lo stesso scopo: ordine e corretta gestione del tempo (ad esempio: Lunedì mattina: Marketing; Lunedì pomeriggio: amministrazione; ecc. ecc.).
  3. Completale – una volta che avrai iniziato con un’attività, è meglio se la esegui completamente fino alla fine. Ciascun ciclo d’azione dovrebbe essere completato direttamente, senza fermate o cambiamenti lungo il percorso. Se devi distruggere un blocco di documenti, non fermarti nel bel mezzo per poi andare alla scrivania, rispondere alla mail di un impiegato e poi tornare all’attività di distruggere i documenti. Se hai assegnato (vedi punto 2) un certo periodo di tempo ad una particolare attività, allora hai “l’obbligo” di completarla fino in fondo prima di sentirti libero di procedere con la prossima. Qualsiasi cosa lasci entrare durante lo svolgimento di una determinata attività, allungherà la strada e consumerà tempo prezioso.
  4. Comunicazioni incomplete – qualsiasi comunicazione incompleta dovrebbe avvenire in forma scritta via email: è sempre più veloce e più efficace rispetto a una lunga telefonata. Se il tipo di comunicazione richiede che venga fatta necessariamente a voce al telefono, allora è meglio se la fai in auto mentre guidi (con auricolare o vivavoce, mi raccomando!) e non mentre sei a lavoro in ufficio, dove potrai svolgere altre azioni che richiedono il fatto che tu sia fisicamente in ufficio o davanti al computer, per esempio.
  5. Ritagliati del tempo per riposare – la vita, con tutte le attività, i suoi eventi e le cose che bisogna fare, è diventata molto frenetica. Se la tua tabella di marcia ti lascia poco tempo per riposare, ben presto ti sentirai spossato e infelice. Inizierai ad omettere delle attività per il semplice fatto di non avere energie a sufficienza. Nella tua pianificazione dovresti prevedere del tempo per il tuo riposo, magari nel pomeriggio o durante il weekend, e di sicuro dovresti prenderti del tempo per una buona e sana dormita notturna. Sì, dormire e riposare di meno ti darà senza alcun dubbio più tempo per lavorare e per fare le cose; tuttavia il corpo ha bisogno di forza ed energia (e non solo attraverso il cibo o la caffeina), e questo dovresti concederglielo nel modo più appropriato, cioè attraverso il riposo. Così facendo il tuo corpo sarà in grado di svolgere tutte le attività che devi svolgere nel modo più veloce, energico e vigile possibile. E questo ti permetterà di diminuire quei “momenti di stanchezza” che, a dirla tutta, sono più un ostacolo che qualcosa di utile.
  6. Telefoni cellulari – i cellulari ci hanno reso disponibili 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Quando non possiamo rispondere alle chiamate (ad esempio quando siamo in riunione), ci ritroviamo poi con dei messaggio in segreteria e siamo costretti a dover richiamare tutti quelli che ci hanno cercato. Ti consiglio di personalizzare il messaggio della segreteria del tuo cellulare con qualcosa del tipo: “Sono raggiungibile in ufficio o puoi inviarmi un sms, ma per favore non lasciarmi messaggi in Segreteria”. Questo diminuirà drasticamente il numero di richiamate che dovrai fare, e magari il tuo ufficio sarà stato in grado di gestirle molte di queste telefonate senza il tuo diretto intervento (se così non è puoi sempre riorganizzarlo in tal senso). Avrai quindi risparmiato un po’ di tempo e sarai diventato più efficiente, poiché tutte le richiamate che avresti dovuto fare avrebbero potuto portarti via anche più di un’ora.
  7. Prendi da solo quante più decisioni ti è possibile – normalmente abbiamo la tendenza a consultarci con una o più persone prima di prendere una decisione. Ci sono decisioni importanti che è meglio se ti consulti con qualcuno prima di prenderle (con meno persone possibile), ma prova a prendere da solo la maggior parte delle decisioni semplici e relative alla quotidianità (decisioni non critiche). Così facendo risparmieresti un sacco di tempo e saresti più efficiente nel tuo lavoro.
  8. Misura i risultati – è verosimile supporre che in un qualsiasi business vi siano delle azioni che vengono portate avanti per anni, senza mai misurarne o esaminarne l’efficacia. Ad esempio, supponiamo che tu stia pubblicando ogni settimana un annuncio di vendita diverso su di un quotidiano locale: ciascuna pubblicazione comporta ore di lavoro, telefonate, meeting e scambio di idee. Hai una statistica di quante richieste stai ricevendo da quest’azione promozionale? L’hai mai monitorata in modo continuo e coerente? Potrebbe essere che il mettere lì una persona che ti faccia del telemarketing possa generarti più richieste e possa farti risparmiare del tempo prezioso che tu o i tuoi dipendenti state sprecando?
  9. Tempo = denaro! – una frase familiare, non è vero? Controlla se ci sono azioni o compiti che puoi delegare a qualcun altro, come ad esempio ingaggiare un professionista che possa reclutare del nuovo personale per te, oppure un impiegato che possa andare ogni mattina all’ufficio postale per spedire la tua posta. Sì, magari sono tutte azioni che nell’immediato ti costerebbero di più rispetto al farle tu in prima persona, ma ricorda che il tuo tempo, in qualità di titolare, vale molto di più rispetto a questo. Nel tempo che riusciresti a liberare saresti in grado di promuovere, sviluppare e far fruttare meglio il tuo business – tutte cose nessun’altro potrebbe fare per te e i cui costi/benefici in termini di tempo valgono molto di più.
  10. Essere qui e adesso – mentre svolgi le tue attività lavorative prova a separarti, per quanto possibile, dal mondo esterno. Alcuni esempi? Non ascoltare e non leggere le news mentre lavori (distraggono l’attenzione); premi il tasto “reset” e elimina il litigio che hai avuto ieri sera con tua moglie (è molto meglio se appiani la situazione prima di iniziare la giornata di lavoro); fai tutto il possibile per assicurarti che tu possa essere il più produttivo possibile nel corso della giornata. Quando i tuoi pensieri vagano sulla casa, sugli amici, sui litigi, sulla cattiva notizia letta sul giornale o su internet, ti sarà molto difficile concentrarti ed essere incisivo sull’azione che stai svolgendo. E se non sei lì al 100% possono verificarsi degli errori, le cose richiederanno più tempo e all’improvviso ti sembrerà che la giornata sia finita senza aver prodotto nulla. Quindi, sii qui, nel tempo presente, senza distrazioni e senza far divagare i tuoi pensieri. Vedrai che la tua velocità di lavoro aumenterà miracolosamente e che, nel tempo in cui normalmente avresti completato una o due attività, riuscirai ora a farne il doppio!

Il tuo tempo è prezioso, non lasciartelo sfuggire!

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