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Il segreto è nella stabilità manageriale

stabilità managerialeSi sa che le persone sono tutte diverse le une dalle altre. Anche nel caso di due gemelli identici ci saranno comunque delle piccole differenze e solo qualcuno che li conosce bene saprà dire quali siano. E tuttavia, anche se diverse le une dalle altre, tutte le persone hanno molte cose in comune: tutti noi abbiamo occhi per vedere, nasi per odorare, mani per poter toccare e svolgere compiti, ecc. Pur se diversi, abbiamo tutti la stessa struttura.

“Microsoft”, “Ikea”, la pizzeria del centro, la catena di fast food Mac Donalds e il piccolo negozietto di alimentari all’angolo sono attività di dimensioni e settori differenti, ma hanno tutte la stessa struttura. Proprio così, non è un errore di battitura… tutte le attività hanno la stessa struttura. L’unica differenza è che in un organizzazione di un migliaio di persone ciascun dipendente ha una sola funzione specializzata, mentre nelle piccole attività ciascun lavoratore svolge diverse funzioni.

La quantità di reparti organizzati e la quantità di mansioni da svolgere è la stessa in qualsiasi attività o organizzazione, a prescindere dalla dimensione o dal tipo. Per espandere un business in modo stabile, tutto ciò che devi fare è di mantenere una struttura organizzativa ordinata lungo tutto il processo di espansione. In questo articolo non mi è possibile trattare tutte le sezioni che una qualsiasi organizzazione dovrebbe avere, ma tratterò le parti più delicate e i problemi più comuni che ho notato in diverse attività, grandi o piccole che siano.

99 Mini-lezioni Email MarketingCome prima cosa assicurati di fare marketing continuamente, e non solo quando il lavoro scarseggia. Nelle piccole imprese c’è un fenomeno abbastanza comune: la follia del fare marketing solo nei periodi in cui non vi è lavoro a sufficienza, e poi, non appena il lavoro comincia ad entrare, tralasciare completamente l’attività di marketing a causa del surplus di lavoro. E, una volta che i lavori sono stati smaltiti, si scopre improvvisamente che è di nuovo necessario fare marketing e il ciclo ricomincia daccapo. Questo fenomeno altalenante fa sì che le piccole imprese siano estremamente indaffarate per tutto il tempo, ma senza mai espandersi. La soluzione è semplice: assicurati di definire la funzione del marketing, per esempio: due ore al giorno sono dedicate al fare telefonate ai potenziali clienti, così da offrirgli il servizio.

Quando il lavoro scarseggia, molto probabilmente sarà facile trovare in azienda qualcuno libero che possa svolgere questa operazione. Quando invece c’è un sacco di lavoro e tutti sono indaffarati, il trucco è di trovare qualcun altro che faccia esattamente quelle stesse azioni. Una segretaria part-time sarà in grado di fare questo lavoro e magari svolgere anche qualche altro compito che possa giustificare il suo stipendio dopo il necessario addestramento di base.

Come seconda cosa, quando fai marketing assicurati di separare i clienti esistenti da quelli potenziali. Ritagliati del tempo specifico in cui ti occuperai di ciascuna di queste due tipologie di clienti, ognuna delle quali con le proprie proposte di vendita e il proprio budget di marketing. Nel caso in cui la tua capacità organizzativa te lo consenta, ti consiglio di avere due persone diverse che si occuperanno dei due diversi tipi di marketing verso i clienti.

Come terza cosa, assicurati di mettere in piedi un sistema per monitorare la produzione di ciascuna mansione all’interno della tua attività. Non riuscirai a gestire bene un’attività se non misuri la produzione di ciascun dipendente con una statistica. Tu paghi ciascun dipendente per il prodotto che si suppone debba produrre, e non per il tempo che passa in ufficio. Stabilisci qual è il prodotto che ciascun dipendente deve produrre, assicurati di trovare un modo semplice per monitorare la produzione di ognuno di loro e chiedigli di comunicarti quella che è la loro produzione giornaliera. Questo è il solo modo per sapere dove stai andando a parare.

Come quarta cosa: un’area “ai confini della realtà” all’interno di molte aziende è il reparto del controllo qualità. Nel 90% delle attività questo reparto non esiste affatto o non funziona adeguatamente. Non aspettare che i clienti vengano a lamentarsi. Se questo si verifica, significa che hai già perso molti clienti che non si sentivano sufficientemente a loro agio da dirti che il servizio o prodotto che hanno ricevuto non era perfetto.

Il reparto di controllo qualità è una parte integrante della catena di produzione, cosi come lo è il reparto delle vendite o il dipartimento delle entrate a cui non rinunceresti. Se ti è possibile, fai un sondaggio a ciascun cliente e, se è troppo complicato o troppo costoso, fai dei sondaggi a campione che tu possa individuare facilmente i problemi, le cose che devono essere migliorate, i dipendenti negligenti e così via. Così facendo darai l’immagine di un’azienda orientata al cliente e avrai l’opportunità di sapere quali sono le cose buone riguardo al modo in cui fornisci il prodotto o il servizio.

L’espansione non avviene per caso. È una combinazione di azioni giuste che sono state fatte con cura. Assicurati di definire, per ciascuna mansione, quali siano i compiti che devono essere eseguiti e in quali orari, e scoprirai presto che l’espansione non si verifica per caso, ma per mezzo di una corretta gestione.

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